Der Künstler kümmert sich um die Kunst und ist kreativ. Doch was ist mit der Buchhaltung? Sie kann lästig sein, ich weiß. Doch mit einem Minimum an Dokumentierungsdisziplin und einem Ordner fängst Du an und bekommst auch die „Buchhaltung“ für Dich und Deine Band übersichtlich in den Griff.
Ich möchte Dir hier ein paar einfache Wege zeigen, wie Du zuverlässig die Übersicht über Deine Einnahmen und Ausgaben behältst.
1. Wie fange ich an? Die Gewerbeanmeldung
Bevor Du für Deine Band oder nur für Dich ein Gewerbe anmeldest, solltest du Dir grundsätzlich darüber Gedanken machen, wohin Deine „Unternehmung“ Dich führen soll: In die Professionalität oder soll die Musik ein Hobby bleiben?
Wenn es ein Hobby bleiben soll, sind wir hier schnell fertig: Du meldest Dich als Kleinunternehmer an und lässt Dich von der Zahlung der Umsatzsteuer (MwSt.) befreien.
Doch hast Du die feste Absicht über kurz oder lang Geld zu verdienen mit Deiner Kunst, sind Vorüberlegungen über die Art der Unternehmensform wichtig: Einzelunternehmung, GbR, freiberuflicher Künstler oder – wenn Du es richtig gross aufziehen willst – eine GmbH? Wenn Ihr mehr als 7 Personen seid, käme auch ein Wirtschaftsverein in Betracht.
Bei aller Überlegung welche Unternehmensform Du wählst gilt die Regel: Du bist vom ersten Moment an steuerpflichtig, wenn Du ein Gewerbe startest.
2. Wahl der Unternehmensform
Es gibt einige Gesellschaftsformen für Unternehmen im deutschen Wirtschaftsrecht; Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Im Folgenden bespreche ich kurz eine Personengesellschaft: „Die Gesellschaft des bürgerlichen Rechts, kurz GbR“ Sie ist die logischste Variante für eine Band.
Sie kann zu jedem ideellen und erwerbswirtschaftlichen Zweck von 2 oder mehr Personen gegründet werden. Die vertragliche Schriftform ist nicht vorgeschrieben, ich empfehle das aber, um Streitigkeiten von vorneherein auszuschließen.
Zu den Vorteilen einer GbR:
- Kein Startkapital nötig, Buchführung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Zwei Gesellschafter reichen für den Start
- Eine unkomplizierte Gesellschaftsform, ohne das MUSS eines schriftlichen Gesellschaftsvertrags
- Kosten für die Gründung gibt es keine; es sind nur die Gebühren der Gewerbeanmeldung zu zahlen. Wenn ein schriftlicher Vertrag aufgesetzt wird, kommen natürlich noch die Gebühren für Notar oder Anwalt dazu
- Zwei Partner, die ihre Kunst zusammen erstmal ausprobieren möchten, können sich auf einfache Weise zusammenschließen und – falls es nicht passt, sich ebenso einfach wieder trennen
- Die finanzielle Verantwortung wird gesetzlich auf die Gesellschaft übertragen. Alle stehen zu gleichen Teilen in der Haftung
- Private finanzielle Verpflichtungen einzelner Gesellschafter werden in der GbR ausdrücklich ausgenommen (Näheres dazu regelt ein Vertrag)
- Geschäftanteile der „Gesellschafter“ können (schriftlich) unterschiedlich gewichtet werden: Bspw. bekommt der kreative Kopf einer 4-köpfigen Band 40% und die anderen jeweils 20% der Einnahmen (nach Steuern)
3. Was ist der Unterschied zwischen Buchführung und Buchhaltung?
Eigentlich ganz einfach: In der Buchführung sammelst Du alle relevanten Belege, die du erhältst, wenn Du etwas zahlen musst. Wenn du Geld bekommst, musst Du selbst einen Beleg ausstellen. Diese Einnahmen solltest Du Dir penibel notieren, weil der Zahlende wiederum dies als Kosten (mit Deinem Beleg) in seiner Buchführung verbucht.
Die Buchhaltung ist der etwas komplexere Part. Sie analysiert und dokumentiert alle anfallenden Geschäftsvorgänge eines Unternehmens, also alles was das Vermögen des Unternehmens betrifft. Dazu gehören in Deinem Fall als Musiker bzw. als Band:
- alle Gagen, Tantiemen, Umsatzerlöse aus dem Merchverkauf und sonstige Einnahmen
- Ausgaben für Instrumente und technisches Equipment
- Wenn Du etwas umfangreicheres kaufst, also beispielweise in ein teures Equipment investierst und das in Raten abstotterst, muss das ab einem Betrag von rund 488 € über zwei oder mehr Jahre „abgeschrieben“, also steuerlich geltend gemacht werden
- Fixe Kosten
- Miete und Nebenkosten für einen Proberaum
- Kredite, die Monat für Monat zurückgezahlt werden müssen
- Wenn Du die Leistung von jemandem bezahlst, der für Dein Projekt arbeitet, bspw. ein Roadie und Livemixer
Das alles muss dokumentiert werden.
4. So legst du mir der Buchhaltung los
Damit fängst du an: mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einem Büroordner für jedes Jahr. Du stellst Deine Einnahmen, in Form einer Liste (Excel-Tabelle), Deinen Ausgaben, auch in Form einer (Kosten-)Liste mit angehefteten Quittungen, gegenüber. Am Jahresende werden Einnahmen und Ausgaben miteinander verrechnet.
Solltest Du Kapital besitzen, das Du in die GbR einbringen willst schreibe das ganz oben in Deine Einnahmenliste zur Berechnungsübersicht, kennzeichne das aber, damit es nicht nochmal versteuertwird. Das ist Dein Startkapital, das sich durch Einnahmen erhöht und durch Ausgaben schmälert.
Achtung: Das Finanzamt kann schon mal auf die blöde Idee kommen, Dich zu schätzen, wenn Du Deine Einnahmen und Ausgaben nicht nachweisen kannst.
In dem Büroordner heftest Du erstmal alle Belege Deiner wichtigen aber auch noch so unwichtigen Ausgaben, die irgendwie mit Eurer künstlerischen Unternehmung zusammenhängen könnten ab. Richte Dir auf keinen Fall den sog. Schuhkarton ein, sondern hefte die Belege immer direkt in Deinem Ordner chronologisch ab. Idealerweise schreibst Du jede Quittung mit Datum gleich in Deine Kostenliste.
Am Jahresende, wenn Du den Jahresabschluss machst, wird entschieden, welcher Beleg verrechnet werden kann und welcher in die Tonne kommt. Im selben Ordner dokumentierst Du auch die Liste (Excel-Tabelle) Deiner Einahmen mit folgenden Daten:
- Von wem?
- Wann?
- Wieso?
- Wieviel?
5. Die Buchführungspflicht
Du bist als Einzelunternehmer gesetzlich erst ab einer Umsatzgrenze von 600.000 € oder einem Jahresüberschuss (heißt: nach Abzug aller Kosten) ab 60.000 € zu einer ordentlichen Buchführung* verpflichtet (§ 241a HGB). Davor reicht die besprochene Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Mithilfe dieser einfachen Buchhaltung hast Du immer eine Übersicht über Deine Kosten und kannst gegebenfalls analysieren wann du risikolos in nötiges technisches Equipment oder neue Instrumente investierst.
Soviel für heute und von mir.
In einem nächsten Beitrag möchte ich detailliert über die MwSt. (Umsatzsteuer) sprechen, die Du einnimmst und zahlen musst und wann und wie Du sie zurückbekommst.
Wenn Euch mein Beitrag gefallen hat, dann schreibt mir doch unten etwas in den Kommentar. Vielen Dank.
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