Schlechte oder keine Mitarbeiter? Hier kommt eine Anleitung für ein präzises Anforderungs­profil

Bewerbung online … / © Gerd Altmann, Andy C.

Um Stellenanzeigen erfolgreich zu gestalten, müssen diese klar, präzise und einprägsam formuliert sein. Was genau sucht das Unternehmen? Welche Fähigkeiten und Qualifi­ka­tionen werden benötigt? Welche Anforderungen sollten der/die Kandidat*in erfüllen, um in Betracht gezogen zu werden? An dieser Stelle kommt das Mitarbeiter-Anforde­rungs­profil ins Spiel. Es lohnt sich, hier etwas Zeit und Mühe zu investieren.

Was genau ist ein Mitarbeiter-Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil ist eines der ganz wichtigen Instrumente im Recruiting. Es enthält eine Liste der Kompetenzen, Qualifikationen und anderen Anforderungen, die für eine bestimmte Stelle von Bedeutung sind. Je höher die Qualifikation für eine Stelle, desto ausführlicher und detaillierter sollte das Anforderungsprofil formuliert sein. Es dient als Grundlage für Auswahl- und Entscheidungsprozesse im Recruiting.

Anforderungsprofil versus Stellenbeschreibung:
Während das Anforderungsprofil sich auf die fachlichen und sozialen Anforderungen
an die Bewerber*innen konzentriert, stehen in einer Stellenbeschreibung
auch weitergehende Informationen wie die Unternehmensvision,
angebotene Benefits und Entwicklungsmöglichkeiten.

Vorteile eines detaillierten Anforderungsprofils

Bei der Suche nach qualifizierten Arbeitskräften kommt dem Mitarbeiter-Anforderungsprofil eine zentrale Rolle zu:

1. Erleichterung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen und Bewerbungsgesprächen: Durch das Anforderungsprofil wissen die Verantwortlichen genau, worauf sie bei den Bewerber*innen achten müssen und können gezielte Fragen stellen.

2. Effizienzsteigerung im Recruiting-Prozess: Recruiter*innen können bereits frühzeitig eine gezielte Auswahl treffen. Das macht den gesamten Prozess effizienter. Auch Bewerber*innen können besser einschätzen, ob sie die Voraussetzungen für die Stelle erfüllen.

3. Langfristiger Nutzen: Der Aufwand zur Erstellung eines Anforderungsprofils zahlt sich langfristig aus. Bei ähnlichen Positionen kann das Profil als Grundlage für zukünftige Ausschreibungen genutzt werden.

4. Optimierungspotential: Beim Aufbau eines Anforderungsprofils befassen sich Recruiter*innen intensiv mit den zu erfüllenden Aufgaben, wodurch Redundanzen oder veraltete Anforderungen identifiziert und beseitigt werden können.

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Sammlung der Inhalte des Anforderungsprofils

Ein Anforderungsprofil sollte alle Tätigkeiten und Qualifikationen umfassen, die mit der relevanten Stelle verbunden sind. Die Informationen variieren je nach Position, sollten aber so detailliert wie möglich sein. Ein grobes Muster der Sammlung kann folgendermaßen aussehen:

1.)  Formale Qualifikationen

• Bildungsgrad und gewünschte Ausbildung
• Berufserfahrung und eventuelle Führungserfahrung
• Führerschein (falls erforderlich)
• Arbeitserlaubnis (falls erforderlich)

2.)  Fachliche Kompetenzen

• Spezifische Fachkenntnisse, z.B. Programmiersprachen oder Softwarekenntnisse
• Kenntnisse über spezielle Technologien, Anlagen, Maschinen oder anderen Geräten

Hinweis: Die Einbindung der Fachabteilung ist hier empfehlenswert, um eine bedarfsgerechte Anforderungsliste zu erstellen.

3.)  Methodenkompetenzen

• Analytisches Denken
• Organisatorische Fähigkeiten
• Eigenständiges Arbeiten und Teamfähigkeit
• Problemlösungsfähigkeiten
• Home Office Fähigkeiten

4.)  Soziale Kompetenzen

• Kommunikationsfähigkeiten (verbal, nonverbal, visuell)
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit
• Kritisches Denken
• Verhandlungsgeschick
• Kreative Problemlösung
• Umgang mit Konflikten
• Empathie

Wichtig: Es reicht nicht, allgemeine Adjektive wie “kreativ” oder “flexibel” zu verwenden. Diese Eigenschaften sollten spezifisch beschrieben werden, z.B. “Flexibilität bei Arbeitszeiten oder Arbeitsumgebungen”.

Detaillierte Inhalte zur Erstellung des Anforderungsprofils

Ein detailliert ausgearbeitetes Anforderungsprofil trägt dazu bei, den Einstellungsprozess zu optimieren und die besten Talente für eine Stelle zu gewinnen. Die einzelnen Schritte zur Erstellung dieses Profils im Detail:

• Formale Qualifikationen: Diese beinhalten die Bildungsabschlüsse und Berufserfahrungen, die für die Stelle erforderlich sind. Bei Führungspositionen kann dies auch Führungserfahrung oder Verantwortung für ein Team beinhalten. In bestimmten Branchen oder Ländern kann auch ein Führerschein oder eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein.
• Fachliche Kompetenzen: Diese umfassen spezifische Fähigkeiten und Kenntnisse, die für die Ausführung der Aufgaben notwendig sind. Dazu können Sprachkenntnisse, Softwarekenntnisse oder technische Fähigkeiten gehören. Bei spezialisierten Positionen, wie in der IT oder im Ingenieurwesen, sind detaillierte Kenntnisse über bestimmte Technologien oder Systeme unerlässlich.
• Methodenkompetenzen: Diese beziehen sich auf die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird. Dazu gehören Fähigkeiten wie analytisches Denken, organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, eigenständig oder im Team zu arbeiten. Auch die Fähigkeit, im Home Office zu arbeiten, kann hier relevant sein.
• Soziale Kompetenzen: Sie umfassen Soft Skills, die für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team wichtig sind. Dazu gehören Kommunikationsfähigkeiten, die Fähigkeit zur Zusammenarbeit, kritisches Denken, Verhandlungsgeschick und die Fähigkeit zur kreativen Problemlösung. Auch der Umgang mit Konflikten und Empathie sind wichtige soziale Kompetenzen.

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Zwei Varianten des Anforderungsprofils

Die Erstellung eines Anforderungsprofils ist, wie schon beschrieben, ein Prozess, der als Vorbereitung für die Stellenbeschreibung dienen soll. Dazu müssen zunächst alle relevanten Informationen gesammelt werden, um ein realistisches Bild der Stelle zu zeichnen. Die Herangehensweise hängt auch davon ab, ob die Stelle bereits existiert oder neu geschaffen wird:

• Variante 1 – aktuell besetzte Stelle: Mit Unterstützung der/des scheidenden Stelleninhaber*in können alle Tätigkeiten und notwendigen Kompetenzen detailliert erfasst und beschrieben werden. Eine priorisierte Liste aller eingesetzten Tools und eine Abstimmung mit der/dem Vorgesetzten sind dabei sinnvoll.
• Variante 2 – neu geschaffene Stelle: Hier müssen Recruiter*innen das zukünftige Tagesgeschäft der neuen Stelle planen. Das erfordert die Fähigkeit, sich in die Stelle hineinzuversetzen und sie sich bildlich vorzustellen . Ein fiktiver Charakter, der diese Stelle besetzt, hilft dabei die Anforderungen abzuleiten.

Dieser Prozess kann wie ein Avatar funktionieren, in den die
Recruiter*innen es verstehen sich gedanklich hineinzuversetzen,
um ein elaboriertes Anforderungsprofil zu entwickeln …

Bewertung der ermittelten Anforderungen

Nach der Erstellung der Anforderungsliste sollten die Fähigkeiten und Skills auf ihre Wichtigkeit hin priorsiert werden. Ein gängiges Schema ist:

• MUSS:  Grundlegende Anforderungen, ohne die Bewerber die Aufgaben nicht erfüllen können
• SOLL:  Aufbauende Kompetenzen, die die Arbeit erleichtern
• KANN:  Zusätzliche Fähigkeiten, die positiv bewertet werden
• NO-GO´s:  Ausschlusskriterien, die den Auswahlprozess erleichtern

Die meisten Anforderungsprofile bestehen aus einer Tabelle, die die Anforderungen und ihre Kategorien enthält. Bis eine solche Liste ausgereift ist, kann es schon einige Zeit und Abstimmungen erfordern.

Das Mitarbeiter-Anforderungsprofil in der Praxis

Der Aufwand zur Erstellung eines Anforderungsprofils lohnt sich. Es erleichtert nicht nur die Formulierung von Stellenanzeigen, sondern auch den gesamten Auswahlprozess. Die erarbeiteten MUSS- und SOLL-Anforderungen bieten eine gute Grundlage für die Vorauswahl unter den Bewerber. Während des weiteren Prozesses können diese Anforderungen als Checkliste und Entscheidungs­grundlage genutzt werden.

Erweiterung im Interviewprozess: Ein detailliertes Anforderungsprofil lässt sich im Interviewprozess durch eine Punktvergabe erweitern. Dies ermöglicht es, die Kompetenzen der Kandidat detailliert zu bewerten und mit dem Anforderungsprofil abzugleichen. Fragen können dabei in fachliche und persönliche Kompetenzen unterteilt werden, um einen umfassenden Überblick über die Fähigkeiten der Bewerber zu erhalten.

Ein fertig erarbeitetes Anforderungsprofil kann dann auch
für Bewerbungsgespräche erweitert werden, in dem eine
gestaffelte Punktevergabe abgearbeitet wird

Bewertung und Auswahl:  Eine Punktevergabe von beispielsweise 1 bis 5 für jede Anforderung kann helfen, die Eignung der Bewerber objektiv zu bewerten. Der Höchstwert könnte beispielsweise auf das Fünffache der Höchstbewertung aller Fragen festgelegt werden. Um realistisch zu bleiben, werden dann zwischen zehn und 20 Prozent abgezogen. Oder Sie legen einen Mindestwert fest. Schaffen Kandidaten Ergebnisse im Bereich dazwischen, lohnt sich ein zweiter Blick in jedem Fall.

Ergebnis und Nutzen

Eine detaillierte Erstellung und Nutzung eines Anforderungsprofils ist entscheidend für den Erfolg im Recruiting. Es erleichtert die Formulierung präziser Stellenanzeigen, verbessert die Effizienz im Auswahlprozess und bietet eine Grundlage für die richtigen Entscheidungen.

Trotz des anfänglichen Aufwands überwiegt der langfristige Nutzen deutlich. Die fertigen Profile können abgewandelt werden und immer wieder für zukünftige Ausschreibungen verwendet werden. Ein durchdachtes Anforderungsprofil ist daher nicht nur ein Werkzeug für die Personalbeschaffung, sondern auch ein Mittel zur Sicherung des langfristigen Unternehmenserfolgs.

In diesem Zusammenhang möchten wir noch einen Ausblick nehmen auf …

Active Sourcing

Dieses Konzept wird zur aktiven Suche nach passenden Talenten eingesetzt. Selbstaktiv versucht ein Unternehmen eine dauerhafte persönliche Beziehung mit potenziellen Bewerbern und Mitarbeitern aufzubauen. So steht die eher traditionelle, passiv ausgerichtete Methode der Personalgewinnung durch Ausschreibung dem gegenüber – denn da wird passiv  auf eingesandte Bewerbungen gewartet …

In einem der nächsten Beiträge zum Thema „Mitarbeiterbedarf“ werden wir detailliert auf „Active Sourcing“ eingehen.

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