Hybride Events: Warum sie die Zukunft der Veranstaltungsbranche sind

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Die Veranstaltungsbranche erlebt gerade einen revolutionären Umbruch durch Hybride Events , die das Beste aus der analogen und digitalen Welt miteinander vereinen wollen. Diese Form der Veranstaltung soll Teilnehmer*innen die Möglichkeit bieten, sowohl vor Ort als auch virtuell dabei zu sein. Die Reichweite und Flexibilität der Veranstaltungen soll so deutlich gesteigert werden, denn hybride Events haben heute einen großen Einfluss auf eine neue Art und Weise, wie Menschen zusammenkommen, networken und Inhalte erleben …

In diesem Artikel wollen wir uns näher mit den sogenannten “hybriden Events”  befassen und ihre Vorteile im Vergleich zu traditionellen Formaten untersuchen. Wir möchten einen Einblick darüber geben, wie man solche Veranstaltungen plant und durchführt und zeigen, wie man den Return on Investment (ROI) ⁽¹⁾  maximieren kann.

Außerdem werden Best Practices ⁽²⁾  vorgestellt, um erfolgreiche hybride Events zu gestalten, und wir werfen einen Blick auf die Zukunft dieser Veranstaltungsform. Hybride Eventanbieter und Plattformen spielen dabei eine wichtige Rolle, um diese neue Art des Zusammenkommens zu ermöglichen.

Begriffsklärung:
Die hybride Veranstaltungsform erweitert eine physische
Vor-Ort-Veranstaltung um virtuelle Komponenten. Es ist eine Mischform,
die sowohl real als auch virtuell ist, und ermöglicht es
auch Personen daran teilzunehmen, die nicht physisch anwesend sind.

Hybride Events im Vergleich

Hybride Events haben einen großen Einfluss auf die Veranstaltungsbranche und bieten eine einzigartige Kombination aus virtuellen und physischen Elementen. Sie ermöglichen es Teilnehmern, sowohl vor Ort als auch aus der Ferne teilzunehmen, was die Reichweite und Flexibilität erheblich steigert.

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Hybride Events versus reine Präsenzveranstaltungen

Im Vergleich zu reinen Präsenzveranstaltungen haben hybride Events den Vorteil, dass sie eine deutlich größere Zielgruppe ansprechen können. Während einige Teilnehmer das persönliche Networking schätzen, bevorzugen andere den Vorteil des wegfallenden Reiseaufwands und -zeit.

Hybride Formate bieten mehr Planungssicherheit,
insbesondere in Zeiten von Beschränkungen oder gesetzlichen
Einschränkungen für Vor-Ort-Veranstaltungen.

Hybride Events versus virtuelle Events

Im Gegensatz zu rein virtuellen Events bieten hybride Veranstaltungen eine lebendigere Atmosphäre mit Event-Charakter, die auch bei den Zuschauern vor den Bildschirmen ankommt. Sie ermöglichen eine tiefere Interaktion und ein intensiveres Erlebnis für alle Teilnehmer. Hybride Events lösen eine wichtige Herausforderung: die erfolgreiche Verbindung von Reichweite und Kontaktintensität.

Synergie-Effekte

Die Kombination aus virtuellen und physischen Elementen schafft einzigartige Synergie-Effekte:

• Erhöhte Reichweite: Hybride Events können eine deutlich größere Teilnehmerzahl erreichen als rein virtuelle oder physische Veranstaltungen.
• Datensammlung: Je digitaler eine Veranstaltung ist, desto mehr Daten lassen sich von Teilnehmern sammeln und verwerten.
• Nachhaltigkeit: Durch die reduzierte Anzahl von Vor-Ort-Teilnehmern kann der CO₂-Fußabdruck einer Veranstaltung erheblich verringert werden.
• Flexibilität für Sponsoren: Aussteller und Sponsoren haben größeren Spielraum und neue Möglichkeiten, sich zu präsentieren.

Hybride Events stehen für Teilnehmerzentrierung und unterstützen den Trend zur Demokratisierung der Business-Kommunikation. Sie ermöglichen eine neue Dimension zur Erreichung klassischer Eventziele wie tiefergehende Information, mehr Motivation und echtes Involvement der Teilnehmer.

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Planung und Durchführung hybrider Veranstaltungen

Konzeptentwicklung

Bei der Planung hybrider Events ist es wichtig, zwei unterschiedliche Customer Journeys ⁽³⁾  zu konzi­pieren und diese während der gesamten Veranstaltung in Einklang zu bringen. Die Konzeptionsphase einer Tagesveranstaltung von bis zu sechs Stunden beläuft sich auf mindestens zwei Monate.

Entscheidend dabei:
kreative Lösungen zu finden, denn die Anforderungen an Konzepte
verdoppeln sich, wenn Online- und Offline-Welt verschmelzen.

Technische Umsetzung

Eine stabile Internetverbindung und passendes technisches Equipment sind natürlich unerlässlich für hybride Events. Es empfiehlt sich, zwei Kameras einzusetzen: eine für die Gesamtgruppe und eine mobile Kamera für die Sprechenden. Für die Audioqualität hat sich ein kleiner Konferenzlautsprecher mit Drahtlosverbindung bewährt. Die Verwendung eines digitalen Whiteboards oder digitaler Flipcharts kann die Zusammenarbeit zwischen Präsenz- und Online-Teilnehmern erleichtern.

Teilnehmermanagement

Eine professionelle Registrierung ist entscheidend für die Datenerfassung und das Teilnehmermanagement. Es sollten zwei Anmeldepfade angeboten werden, je nachdem ob vor Ort oder digital teilgenommen wird. Um die Aufmerksamkeit der Online-Teilnehmer aufrechtzuerhalten, sollten Interaktionen, Breakouts und das bewusste Einbeziehen aller Teilnehmer geplant werden.

Die Aufmerksamkeitsspanne digitaler Teilnehmer ist geringer,
daher sollte die rein frontale Übertragung von Inhalten nie länger
als etwa 15 – 20 Minuten andauern.

Maximierung des Return of Investment bei hybriden Events

Sponsoring-Möglichkeiten

Hybride Events bieten vielfältige Sponsoring-Optionen, die den ROI für Veranstalter und Sponsoren steigern können. Durch die Kombination von virtuellen und physischen Elementen erreichen diese Veranstaltungen ein größeres Publikum, was sie für Sponsoren attraktiver macht.

Virtuelle Ausstellerstände ermöglichen es Unternehmen, ihre Inhalte, Dienstleistungen oder Produkte zu präsentieren und direkt mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Sponsoren können auch von digitaler Beschilderung profitieren, die anklickbar ist und zu weiteren Inhalten oder Websites führt.

Datenanalyse

Ein wesentlicher Vorteil hybrider Events ist die Möglichkeit, vorab umfangreiche Daten zu sammeln und zu analysieren. Diese Daten helfen dabei, die Veranstaltung besser zu planen, sie für die Zielgruppe attraktiver zu gestalten und den Erfolg zu messen. Zu den erfassbaren Daten gehören:

• Anzahl der Teilnehmer
• Art der Interaktionen
• Umfrageergebnisse
• Besucherzahlen auf der Event-Website
• E-Mail-Kampagnen und -Statistiken
• Plattform- und App-Nutzung
• Social-Media-Engagement

Die Informationen aus der Datenerfassung und -analyse ermöglichen es, kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren und langfristig die Veranstaltungsstrategie zu optimieren.

Nachhaltige Nutzung von Content

Hybride Events bieten auch die Möglichkeit, den CO₂-Fußabdruck erheblich zu reduzieren. Laut atmosfair verursacht die An- und Abreise zu Präsenzveranstaltungen etwa 70% der CO₂-Emissionen der gesamten Veranstaltung. Durch die Integration virtueller Elemente kann der CO₂-Ausstoß um bis zu 95% im Vergleich zu einer rein physischen Veranstaltung verringert werden. Um die Nachhaltigkeit weiter zu steigern, können Veranstalter:

• Videokonferenz-Lösungen mit besserer CO₂-Bilanz nutzen
• Digitale Kollaborationstools einsetzen
• Lokale Dienstleister bevorzugen
• Digitale Materialien anstelle von gedruckten Unterlagen verwenden
• Aufforstungs- und Ausgleichsprogramme nutzen

Durch diese Maßnahmen können hybride Events nicht nur den ROI maximieren, sondern auch einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.

Best Practices für erfolgreiche hybride Veranstaltungen

Fallstudien

Bei einer internationalen Konferenz für erneuerbare Energien  konnte eine nahtlose Erfahrung für alle Teilnehmer geschaffen werden, unabhängig davon, ob sie physisch vor Ort oder virtuell zugeschaltet waren. In einem anderen Beispiel, einem Start-up-Pitch-Wettbewerb , wurden innovative Lösungen eingesetzt, um eine interaktive und fesselnde Erfahrung für alle Teilnehmer zu schaffen. Mit Live-Abstimmungen, interaktiven Frage- und Antwortsessions und Networking-Möglichkeiten konnte das Event ein hohes Maß an Teilnehmerbeteiligung erreichen.

Expertentipps

• Nutzen Sie die passende Technologie: Verwenden Sie Online-Event-Plattformen, um Ihr hybrides Event professioneller zu gestalten und bei der Planung, Kommunikation und beim Reporting zu unterstützen.
• Sorgen Sie für Interaktion: Planen Sie Interaktionen, Breakouts und das bewusste Einbeziehen der Teilnehmer online wie auch offline. Gute Interaktionen festigen die Kernpunkte des Programms und sorgen für Erlebnisse und Spannung beim Publikum.
• Gestalten Sie das Event abwechslungsreich: Kombinieren Sie verschiedene Formate wie Interviews, moderierte Talkrunden, kurze Keynotes, Videos, Quizze und Q&A-Sessions, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.
• Führen Sie ein gründliches Onboarding und eine Generalprobe durch: Stellen Sie sicher, dass vor dem Start Ihrer Veranstaltung alles einwandfrei funktioniert. Setzen Sie die richtigen Tools ein und testen Sie sie intensiv.

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Lessons Learned

• Planen Sie sorgfältig: Überlegen Sie genau, welche Inhalte für virtuelle Teilnehmer funktionieren und wo Alternativen nötig sind.
• Beachten Sie die Aufmerksamkeitsspanne: In virtuellen Formaten ist die Aufmerksamkeit geringer. Planen Sie kürzere Programmpunkte und mehr Pausen ein.
• Investieren Sie in gute Technik: Hochwertige Mikrofone und Kameras sind mitentscheidend für ein erfolgreiches hybrides Event.
• Wählen Sie die Location sorgfältig: Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort zum Streamen geeignet ist und eine stabile Internetverbindung besteht.
• Sammeln Sie Feedback: Fragen Sie Ihre Teilnehmer nach dem Event nach ihrer Meinung, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.

Schlussfolgerungen

Hybride Events haben sich als bahnbrechende Entwicklung in der Veranstaltungsbranche erwiesen. Sie vereinen die Vorteile von Präsenz- und virtuellen Veranstaltungen und bieten so eine einzigartige Möglichkeit, Reichweite und Interaktivität zu steigern.

Diese innovative Form des Zusammenkommens hat einen starken Einfluss auf die Art und Weise, wie wir Networking betreiben, Inhalte erleben und den Return on Investment maximieren. Durch die Kombination von physischen und digitalen Elementen eröffnen hybride Events neue Wege, um Teilnehmer zu begeistern und nachhaltige Veranstaltungen zu gestalten.

Die Zukunft der Veranstaltungsbranche liegt zweifellos in der weiteren Entwicklung und Verfeinerung hybrider Formate. Um erfolgreiche hybride Events zu planen und durchzuführen, ist es entscheidend, die richtige Technologie einzusetzen, für Interaktion zu sorgen und abwechslungsreiche Inhalte zu bieten.

Durch sorgfältige Planung, gründliches Einarbeiten der Mitarbeiter und die Berücksichtigung der Bedürfnisse aller Teilnehmer können Veranstalter beeindruckende Erlebnisse schaffen, die die Grenzen zwischen virtueller und physischer Welt verwischen. Hybride Events sind nicht nur eine Antwort auf aktuelle Herausforderungen, sondern auch ein Sprungbrett für innovative und inklusive Veranstaltungskonzepte der Zukunft.

Begriffserklärungen

(1) Return on Investment (Rendite aus einer Investition) = in der Betriebswirtschaftslehre der Anglizismus für eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die den aus einer unternehmerischen Tätigkeit resultierenden Erfolg, insbesondere der einer Investition, gemessen am eingesetzten Kapital – wiedergibt. (Wikipedia)

(2) Best Practice, auch Erfolgsmethode, Erfolgsmodell oder Erfolgsrezept genannt, bezeichnet bewährte, optimierte bzw. vorbildliche Methoden, Praktiken oder Vorgehensweisen in einem Unternehmen.

Der Begriff wird heute auch allgemeiner für die Erfolgsmethode bzw. bestmögliche Methode verwendet, etwa in politischen Zusammenhängen. (Wikipedia)

(3) Customer Journey (Reise des Kunden) = der Weg, bzw. die einzelnen Zyklen, die ein potenzieller Kunde durchläuft, bevor er sich für den Kauf eines Produktes entscheidet.

Aus Sicht des Marketing bezeichnet die Customer Journey alle Berührungspunkte eines Konsumenten mit einer Marke, einem Produkt oder einer Dienstleistung. Sowohl online, als auch offline. (Wikipedia)

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Über InterMedia Solutions

IMS bietet seit 1999 professionelle Lösungen rund um hybride und virtuelle Events. Video Hosting, Live Streaming, Event Plattform und Videokonferenzen aus einer Hand: Auf der CEBIT wurde 1999 die erste IMS Encoder & Webcast Lösung vorgestellt und im Anschluss sogar als „Best of Internet World“ sowie Gewinner des „Multimedia Gründer Wettbewerb“ des BMWi ausgezeichnet. Wenige Jahre später wurde konsequenterweise mit dem Aufbau eines eigenen Streaming Server Netzwerkes begonnen, welches laufend um zusätzliche Web Services wie den IMS Projekt Manager und Media Portal Manager erweitert wurde.

Heute ist es das WordPress der Eventbranche: Mit der Eventplattform bietet InterMedia Solutions  eine Online Alternative zu Live Veranstaltungen. Durch die Event App erweitert InterMedia Solutions  das Angebot um eine „eventbegleitende“ Lösung die einen Mehrwert für Veranstalter und Besucher vor Ort generieren soll: Mit dem IMS Event CMS können beliebig viele, individuell gestaltete Landing- oder Content-Seiten erstellt und mit eventspezifischen Funktionen / Modulen belegt werden.

Lösungen für professionelle Video Kommunikation und virtuelle Events: Mithilfe unserer DSGVO-konformen Cloud Services sind Veranstaltungen jeder Größe und Komplexität möglich. Unser Angebot basiert dabei auf vier unabhängigen Services.

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