Die Bedrohung der Eventbranche durch Mitarbeiterfluktuation – und wie man sie verhindert

Missklang am Arbeitsplatz / © John Hain für Pixabay

Die Eventbranche kämpft mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation. Ursachen sind unter anderem die saisonale Natur der Arbeit, ungünstige und lange Arbeitszeiten sowie körperlich anstrengende Bedingungen und nicht zuletzt oft eine innerbetrieblich dürftige oder unübersichtliche Organisation. Auch Unterbezahlung, sei sie real oder subjektiv empfunden, spielt eine Rolle. Wer den ersten Beitrag unserer Serie Mitarbeitermangel – 15 Knackpunkte  noch nicht gelesen hat, kann das HIER tun …
Im Übrigen: Die Eventbranche hat allgemein an Attraktivität verloren, was sich leicht durch verschiedene Kennzahlen und Untersuchungen belegen lässt. Wer weiter punkten möchte, sollte alte Zöpfe abschneiden und sich den aktuellen Herausforderungen stellen.

Die üblichen Herausforderungen führen dazu, dass Mitarbeiter den Arbeitsplatz in unserer Branche öfter wechseln oder die Branche ganz verlassen. Das verursacht hohe Kosten und nimmt viel Zeit für die Einarbeitung neuer Kräfte in Anspruch. Eine stabile und zufriedene Belegschaft ist jedoch entscheidend für den Erfolg. In diesem Artikel zeigen wir, wie sowohl kleine als auch größere Eventunternehmen die Fluktuation durch gezielte Maßnahmen reduzieren können.
Wichtig bei allen Maßnahmen ist eine gute innerbetriebliche Organisation und eine gute Führungskultur. 

Doch bevor wir euch darstellen, mit welchen Möglichkeiten man neue Mitarbeiter auf sich aufmerksam macht, analysieren wir, wodurch Mitarbeiterfluktuation entsteht. Warum kündigen Mitarbeiter bzw. bewerben sich erst gar nicht, und welche Möglichkeiten gibt es das zu verhindern?

Die Mitarbeiterfluktuation in der Veranstaltungsbranche
ist höher als anderswo. Einer der Gründe ist ein saisonales
Auf und Ab der Branche …

Problem: Hohe Mitarbeiterfluktuation

Beispiele verschiedener Ursachen:

• Saisonale Arbeit: Schwankende Arbeitslast führt zu Unsicherheit
• Ungünstige Arbeitszeiten: Längere, unregelmäßige oder häufig kurzfristig angeordnete Arbeitszeiten belasten die Work-Life-Balance
• Körperliche Belastung: Anstrengende Arbeitsbedingungen können zu gesundheitlichen Problemen führen
• Unterbezahlung: Tatsächliche oder subjektiv empfundene Unterbezahlung führt zu Unzufriedenheit
• Unklare Unternehmensziele: schlechte innerbetriebliche Organisation, fehlendes Unternehmens-Organigramm zur Orientierung, dass Aufgaben, Zuständigkeiten, Redundanz etc. definiert
• Falsches Personal am falschen Platz: unbefriedigende Angleichung von Mitarbeiterpotenzialprofil versus Bewerberprofil. Mangelhafte Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Lösungsansätze für unterschiedliche Unternehmensgrößen

Kleine Unternehmen bis etwa 10 – 20 Mitarbeitern, unterscheiden sich nicht nur durch deren Anzahl, sondern auch in der innerbetrieblichen Organisation. Auch beim Leistungsspektrum und dem Kundenprofil müssen wir gegenüber den großen veranstaltungswirtschaftlichen Unternehmen stark differenzieren.

Nehmen wir als Beispiel ein kleines Unternehmen mit drei festen Mitarbeitern, das bei Bedarf auf Freelancer als externes Personal oder temporär angestelltes Personal zugreift. Der Betrieb ist auf Installationen und Veranstaltungsbetreuung spezialisiert. Einzel- oder Kleinunternehmen dieser Größe machen einen erheblichen Teil des Markangebotes aus. Die Herausforderungen sind hoch, da für viele Einzelaufgaben kontinuierlich nur wenige Menschen zur Verfügung stehen.

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Deswegen sind hier die fachlichen Anforderungen an den einzelnen Mitarbeiter oft breitbandiger als bei großen Mittelständlern, die sich einen höheren Spezialisierungsgrad leisten können. Schon hier ist es wichtig, ein anschauliches Unternehmensorganigramm zu entwickeln, dass die einzelnen Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten sprich „Rollen“ darstellt.

Ein Organigramm für Unternehmen ist nicht nur etwas
für größere Betriebe, sondern gerade auch für kleine Firmen
kann so etwas sehr hilfreich sein

Je nach Betriebsgröße werden personelle Zuordnungen und Verantwortliche festgelegt. Dazu gehören auch weitere detaillierte Infos, die die mit der Rolle verbundenen Aufgaben sauber definieren.  Dabei hilft es, sich ein firmeninternes Intranet mit den zugehörigen Arbeitsanweisungen, Workflows, Adressen, Arbeitshilfen etc. anzulegen. Das braucht gar nicht soviel zu kosten – es reicht ein versierter Mitarbeiter in Sachen Tabellenkalkulation + ein Administrator der das Intranet mit den Arbeitsplätzen einrichtet …

Am Anfang steht die Planung

Vorab solltet ihr euch gut überlegen, welche Aufgaben externalisiert und/oder automatisiert werden können. Das könnten Buchhaltung, Marketing, Reparaturen, Aufbauplanung etc. sein.

Automatisierungen und Digitalisierung sollten im Idealfall dort eingesetzt werden, wo menschliche Ressourcen und Zeit eingespart werden können. Dazu gehören Personaleinatzpläne sowie cloudbasierte Logistik-, Service- und Vermietprogramme. Bei sorgfältigem Einsatz spart man nicht nur viel Zeit (und damit Geld), sondern reduziert auch die Fehlerquote.

Am wichtigsten dürfte es aber sein, dass Mitarbeiter wissen, dass sie in einem professionellen Arbeitsumfeld arbeiten und sich dort wohlfühlen. Denn dadurch wird ihre Arbeitsweise ganz automatisch ebenfalls professioneller.

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Wo und wie findet man die richtigen Mitarbeiter?

Eine differenzierte Mischung aus vertikaler und horizontaler Organisationsstruktur ⁽¹⁾  definiert Kommunikationsketten:

Der richtige Mitarbeiter auf dem richtigen Platz

Der Job, das Unternehmen und der Mitarbeiter müssen grundsätzlich gut zueinander passen. Dazu ist es wichtig, die Jobanforderungen präzise zu formulieren. Dazu gehört ein sauber erstelltes Anforderungsprofil, das in mehreren Kategorien (Formal,fachlich, sozial, methodisch) die fachlichen und persönlichen Skills definiert. Wichtig sind in diesem Zusammenhang auch zeitliche Verfügbarkeit, Fahrtzeiten, Alter, zukünftige Ziele und einiges mehr.

Wichtig: Die Fähigkeiten, Ziele und Wünsche des Mitarbeiters müssen hochgradig in allen Ebenen mit den Unternehmenszielen harmonieren. Wer bei der Einstellung schon nachlässig ist, hat schnell einen suboptimalen Mitarbeiter oder eine baldige Trennung auf dem Tisch.

Außerdem wichtig ist ein effektives, hochwertiges Onboarding ⁽²⁾ . Wer als neuer Mitarbeiter schon am Anfang ein schlechtes Gefühl bei der Einarbeitung hat, kündigt meist wieder, sobald er was Besseres findet.

An dieser Stelle ein Verweis auf unseren nächsten Beitrag: Schlechte oder keine Mitarbeiter? Hier kommt eine Anleitung für ein präzises Anforderungs­profil. Hier wird eindrücklich beschrieben worauf ihr bei der Erstellung eines Mitarbeiterprofils achten solltet …

Erkenntnis

Kenne deine Kollegen und Mitarbeiter. Nur dann hat die Zusammenarbeit Chancen auf Erfolg. Alters- und situationsbedingt wirst du Familienmenschen haben, deren Freizeit sicherlich anders aussieht als die von jungen, heißblütigen Nachwuchstalenten, die gar nicht genug von Veranstaltungen bekommen können und nachts am liebsten auf den Lautsprechern schlafen würden. Darauf sollte man natürlich auch bei der individuellen Einsatzplanung achten.

Die privaten Interessen deiner Mitarbeiter sind vielfältig.
Doch spielen diese immer wieder mit in den Arbeitsalltag hinein.
Die Interessen und Hobbies seiner Mitarbeiter zu kennen
ist durchaus von Vorteil

Viele Mitarbeiter im Eventbetrieb möchten grundsätzlich eher Teilzeit arbeiten, um noch Zeit für anderweitige Aktivitäten zu haben (dazu gehört im Übrigen auch der Verfasser dieses Beitrages). Das sind schon oft sehr wichtige Mitarbeiter, denn mit ihnen kann man sich oft darüber einigen, wie sie dann gelegentlich bei Engpässen zusätzlich einspringen.

Flexibilität und Unterstützung bei den Arbeitszeiten

Grundsätzlich sollten die geforderten Arbeitszeiten zur Situation des Mitarbeiters und den gemeinsam vertraglichen Vereinbarungen passen. Ausnahmen sollten nicht die Regel werden, sonst gibt es spätestens mittelfristig Unstimmigkeiten …

• Flexible Arbeitszeiten: Anpassung der Arbeitszeiten an den Bedarf, z.B. Lager an einem Tag etwas länger aufräumen, dafür den nächsten Tag frei.
• Überstundenregelungen: Klare Regelungen zur Kompensation von Überstunden durch Freizeit oder Vergütung.
• Arbeitszeitkonten: Eine beliebte Möglichkeit ist es, über Zeit- oder Stundenkonten die erbrachte Arbeitszeit an den Zeitbedarf den Unternehmens anzupassen. Beispielsweise kann vermehrte Arbeit im Sommer durch Freizeit im weniger gebuchten Winter abgefeiert werden. Es gibt ja Menschen, die verbringen gerne 3 Wintermonate im Wohnmobil in Spanien und klotzen dafür in den restlichen Monaten richtig ran.
• Möglichst Ressourcen auch für unerwartete kurzfristige Aufträge bereithalten. Ein Beispiel: Unser Lagerist kann auch Anlagen aufbauen und Mischpulte ganz passabel bedienen und ist dann bei Engpässen mit im Einsatz. Alternative: Wenn man das Gefühl hat, dass ein Wochenende stressig werden kann – lieber frühzeitig ausreichend externe Techniker zubuchen damit die eigenen Leute nicht überstrapaziert werden (oder sogar frei haben)

… Gesundheitsförderung, ergonomisch und technisch günstige Arbeitsbedingungen

• Ergonomische Ausrüstung: Investition in ergonomische Werkzeuge zur Minimierung der körperlichen Belastung
• Regelmäßige Pausen: Sicherstellung regelmäßiger Pausen zur Vermeidung von Überlastung. Dazu gehört auch eine gesunde angemessene Versorgung mit Verpflegung
• Technisch hochwertiges, gut gewartetes Equipment: Defekte, unvollständige oder minderwertige Ausrüstung auf der “Baustelle” sorgt für Stress und Ärger; sowohl beim Auftraggeber, als auch bei den Technikern, die dann die Probleme ausbaden müssen. 
• Ausreichend Personal, Rüst- und Abbauzeiten planen: Viele Aufträge werden auftraggebersseitig mit unzumutbaren Arbeitszeiten geplant, die nicht zu schaffen sind, dabei werden (oft unbezahlte) Zusatzstunden unter Stress geliefert und damit das Personal zermürbt. 

… Effektive Kommunikation und Feedback

• Tägliche Stand-up-Meetings: Kurze Meetings zur Besprechung des aktuellen Projektstands und zur Aufgabenverteilung
• Offene Feedbackkultur: Förderung einer Kultur des offenen und konstruktiven Feedbacks. Projekte gemeinsam besprechen. Gute Mitarbeiter liefern im Allgemeinen gute Ideen
• Und merke: Ein guter Chef hat zwar nicht immer recht, muss aber meist die finalen Entscheidungen treffen

… Weiterbildung und Entwicklung

Kleinere Betriebe haben meist weniger Kapazitäten, um ihre Leute auf langwierige Kurse zu schicken. Aber es gibt auch andere Möglichkeiten zur Weiterentwicklung:

• On-the-Job-Training: Lernen direkt bei der Arbeit von erfahrenen Kollegen. Dazu können die Mitarbeiter auch zu befreundeten Companies geschickt werden. Das fördert zusätzlich die Vernetzung.
• Kleinere Workshops: Kostengünstige Workshops zu relevanten Themen. Diese werden auch von vielen Herstellerfirmen als Trainings angeboten.
• Wir hatten das oft so gemacht, dass Experten aus dem eigenen oder einem befreundeten Unternehmen in den eigenen Räumen einen Themenworkshop gehalten haben. Dazu kann man auch Techniker aus befreundeten Unternehmen oder Schüler aus Technik AGs einladen. Auch so etwas lässt sich sehr gut mit einem kleinen „get Together“ im Anschluß kombinieren und erzeugt so echten Mehrwert.

… Team-Building und soziale Aktivitäten

• Regelmäßige Teamevents: Gemeinsame Aktivitäten, Ausflüge oder kleine Feiern erhalten und fördern den Teamspirit, solange es keine Zwangs-gute-Laune Meetings sind. Oftmals ist schon gemeinsames Grillen mit dem Team und deren Partnern an einem arbeitsfreien Nachmittag oder nach dem Lageraufräumen eine schöne Teambildungsmaßnahme.
• Soziale Projekte: Teilnahme an lokalen sozialen Projekten zur Förderung des Teamgeistes. So läßt sich zudem der Vernetzungsgrad zur „Aussenwelt“ erhöhen.

… Einsatz von Technologie zur Organisation, Aufgabenverteilung und Kommunikation

• Digitale Tools: Nutzung kostengünstiger digitaler Tools wie Google Kalender  (Online-Terminplaner) oder Trello  (Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst)
• Online-Kommunikation: Verwendung von Live-Kommunikationsplattformen wie Zoom  oder Microsoft Teams  (beides Software für Videokonferenzen)

Ein größeres mittelständisches Unternehmen …

Kommen wir jetzt zu einem Beispiel eines etwas größeren mittelständischen Betriebes, der sich auf Firmenveranstaltungen, Konferenzen und AV Installationen spezialisiert hat. Die Belegschaft soll hier aus mindestens 25 Mitarbeitern bestehen.

Bei solchen Betrieben gilt natürlich auch vieles des bisher Beschriebenen. Aber ein größeres Unternehmen hat eben auch weitreichendere Möglichkeiten …

… Attraktive Vergütung und Benefits

• Faire Bezahlung: Anpassung der Löhne an den Markt
• Zusätzliche Benefits: Gesundheitsvorsorge, Betriebsrente, Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse oder als Anreiz zur langfristigen Bindung Anspar- und Anlageoptionen

… Flexible Arbeitszeiten

• Schichtmodelle: Einführung flexibler Schichtmodelle zur besseren Verteilung der Arbeitszeiten
• Homeoffice-Möglichkeiten: Administrative Aufgaben im Homeoffice erledigen lassen

… Gesundheitsfördernde Maßnahmen

• Ergonomische Arbeitsplätze: Investition in ergonomische Ausrüstung
• Fitnessprogramme: Angebot von Fitnessprogrammen oder Mitgliedschaften in Fitnessstudios

… Work-Life-Balance fördern

• Urlaubsplanung: Gerechte Urlaubsplanung zur Vermeidung von Überlastung
• Auszeiten ermöglichen: Sabbaticals oder unbezahlte Auszeiten zur Erholung oder Weiterbildung

… Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Schulungen und Workshops: Regelmäßige Schulungen zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter
• Karrierewege aufzeigen: Klare Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens

… Starke Unternehmenskultur

• Team-Building-Aktivitäten: Regelmäßige Team-Events zur Stärkung des Teamgeistes. Diese können vom Team selbst organisiert werden
• Offene Kommunikation: Förderung einer offenen und transparenten Kommunikation mit selbst aufgestellten “Regeln”

… Leistungsanreize

• Bonusprogramme: Leistungsanreize wie Boni für besondere Leistungen
• Anerkennung und Belohnung: Regelmäßige Anerkennung und Belohnung der Mitarbeiterleistungen

… Verbesserung der Arbeitsbedingungen

• Arbeitsumgebung: Verbesserung der Arbeitsumgebung durch regelmäßige Wartung und notwendige Ressourcen
• Pausenregelungen: Einführung ausreichender und regelmäßiger Pausen

… Mentoring-Programme

• Mentoren zuweisen: Neue Mitarbeiter mit erfahrenen Mentoren zusammenbringen
• Regelmäßige Feedbackgespräche: Etablierung von regelmäßigen Feedbackgesprächen

Wir hoffen, euch damit ein paar brauchbare Anstöße gegeben zu haben. Durch die Umsetzung der ein oder anderen dieser Maßnahmen können sowohl kleine als auch größere Eventunternehmen die Mitarbeiterfluktuation effektiv reduzieren und zu einer stabileren und zufriedeneren Belegschaft beitragen. Die Maßnahmen steigert nicht nur die Effizienz und Produktivität des Betriebes, sondern auch die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber.

Zum Schluß noch ein wichtiger Extratipp: Habt ihr einen echten Miesepeter im Team, der gegen das Unternehmen hetzt und/oder Mitarbeiter manipuliert? Nach Möglichkeit sofort entfernen. Denn die Langzeitschäden sind immens. Einer der Autoren hat selbst erfahren müssen, dass aufgrund wachsender Unzufriedenheit das gesamte Team ein Unternehmen geschlossen verlassen hat.

Demnächst geht es weiter mit unseren Beiträgen, wie man sein Unternehmen für Mitarbeiter und damit automatisch für den Markt und seine Kunden fit macht. Wir freuen uns auf euer Feedback: Schreibt dazu gerne eine E-Mail an joerg@stageaid.de 

(1) Vertikale und horizontale Organisationsstruktur: Die horizontale Aufbauorganisation zeigt die Verteilung der Aufgaben auf die Mitarbeitenden. In einer vertikalen Organisationsstruktur wird innerhalb der Organisation eine klare Hierarchie etabliert. Diese Struktur muss jedoch nicht zwingend für das gesamte Unternehmen gelten.

Eine horizontale oder flache Organisationsstruktur passt zu Unternehmen mit wenigen Ebenen zwischen dem oberen Management und den Angestellten auf Mitarbeiterebene. Während bei der horizontalen Stukturierung eine Differenzierung in Teilaufgaben angestrebt wird, werden bei der vertikalen Strukturierung Kompetenzen zur Willensdurchsetzung nach bestimmten Strukturen der Unternehmensleitung differenziert. (www.wcg.de/organisationsstruktur)

(2) Onboarding: Unter einem Onboarding Prozess versteht man die Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Das Onboarding ist ein Konzept aus dem Personalmanagement. Es nutzt bestimmte Maßnahmen, die es den neuen Mitarbeitern erleichtern sollen, sich “an Bord” des neuen Unternehmens zurecht zu finden. (www.personio.de/hr-lexikon/onboarding)

In unserer Serie “Mitarbeitermangel” geht es mit dem Beitrag “Schlechte oder keine Mitarbeiter? Hier kommt eine Anleitung für ein präzises Anforderungs­profil  weiter …

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