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Du möchtest eine Veranstaltung planen und Deine Gäste so richtig begeistern? Mit der richtigen Organisation und kreativen Ideen zur Umsetzung gelingt das garantiert. Erfahre hier, wie Dein Event erfolgreich organisiert wird und was bei Gästen besonders gut ankommt.
Das richtige Event-Format – was genau soll organisiert werden?
Als Erstes solltest Du Dich fragen, welche Art von Event Du planst. Soll es eine Produktpräsentation, ein Kongress, ein Vertriebsmeeting oder etwas ganz anderes werden? Je nach Eventart fällt der Erlebnischarakter mal mehr oder weniger emotional aus.
Wenn ein Event Emotionen von Gästen weckt, bleibt er automatisch länger in Erinnerung – wer will schon langweilige Vorträge hören. Um die Gäste zu überzeugen, ist es wichtig, die Zielgruppe genau zu kennen.
Zielgruppe und Ziele der Veranstaltung definieren
Was und wen möchtest Du mit dem Event erreichen? Wer sind Deine Gäste? Was wünschen sich diese und vor allem: Wie genau können sie am besten überzeugt werden? Wenn Du Dir diese Fragen stellst, fällt es Dir im Anschluss leichter, das Event genau passend zu den Bedürfnissen Deiner Zielgruppe zu planen. Steht die Zielgruppe fest, müssen noch Ziele definiert werden.
Mögliche Ziele:
- Verkauf eines neuen Produkts
- Vorstellung einer neuen Marke
- Teilnehmer sollen etwas Neues lernen
- neue Kunden gewinnen
Kreative Unterhaltung und ausgefallene Dekoration
Um bei Deinen Gästen lange in Erinnerung zu bleiben, musst Du Dir schon etwas einfallen lassen. Zu einem beeindruckenden Event gehört dabei auch die passende Deko. Wichtig ist, dass Du es bei der Dekoration nicht übertreibst und einem Stil treu bleibst. Zu viel davon könnte schnell übertrieben wirken oder vom eigentlichen Event zu stark ablenken.
Du kannst zum Beispiel mit hochwertigen Fahnen und Flaggen Schwung in die Veranstaltung bringen, aber auch auf interaktive Installationen setzen. Je nach Budget und Einfallsreichtum sind Dir hier keine Grenzen gesetzt.
Neben der Deko sind unterhaltsame Einlagen und Pausen wichtig. Beliebt sind zum Beispiel Gewinnspiele, kreative Shows mit Überraschungsgästen, Comedy-Vorstellungen oder auch kleine Musikeinlagen. Um mehr Stimmung zu verbreiten, kann auch ein ganz spezieller Dresscode für alle Mitarbeiter gelten. Wer hier besonders kreativ ist, bleibt bei den Gästen länger in Erinnerung.
Ist das Event erfolgreich beendet worden, kann ein großes Feuerwerk oder auch ein edles Dinner ein krönender Abschluss sein.
Kreativ werden bei der Locationsuche
Auch die Location sollte möglichst klug gewählt werden. Räumlichkeiten, die ein besonderes Ambiente und einen guten Sound bieten, sorgen bei den Gästen für einen starken Überraschungseffekt. Die Buchung von kreativen Locations ist allerdings oft auch eine Budgetfrage. Statt in die teuersten Hallen zu investieren, darf es hier durchaus auch eine alte Fabrikhalle mit Charme sein, um Gäste nachhaltig zu beeindrucken.
Tipp: Wer in der Corona-Pandemie hygienekonforme Veranstaltungen durchführen möchte, kann virtuelle oder hybride Events besonders zeit- und kosteneffizient umsetzen.
Eventmanagement-Trends im Auge behalten
Die Konkurrenz schläft nicht, das gilt auch in der Eventbranche. Um hier wirklich überzeugende Veranstaltungen auf die Beine zu stellen, ist es wichtig, die neusten Trends zu kennen.
Neben dem Einsatz von interaktiven Techniken setzen viele Unternehmen vermehrt auf neuartige Eventformate, zum Beispiel auf virtuelle oder hybride Events
Auch auf den Faktor Nachhaltigkeit und einen schonenden Umgang mit Ressourcen wird mehr und mehr geachtet. Frage Dich also vor dem Event, ob Deine Ideen wirklich noch up to date sind oder Deine Gäste womöglich langweilen oder gar verärgern könnten.
